Duyuru Detay
Harcama ve Uygulama İlkeleri Güncellenmiştir Tüm Duyurular
Son Geçerlilik Tarihi 31-07-2017 Son Geçerlilik Saati 23:00
Tarih 13-02-2017 Ekleyen Arş.Gör. Hülya GÖĞERCIN TOKER
Duyuru Detayı

BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ HARCAMA VE UYGULAMA İLKELERİ

(09/2/2017 tarihli BAP Komisyonu kararı ile kabul edilmiştir)

1.     Proje başvuruları ile devam eden projelerle ilgili tüm başvuruların proje yürütücüsü tarafından e-BAP otomasyonu üzerinden Üniversitemiz e-posta ve şifresi ile yapılması gerekmektedir. Ara raporlar hariç,ilgili tüm formlar ıslak imzalı olarak birime teslim edildiğinde ilgili işlemlerbaşlatılacaktır. Proje kabul edildikten sonra protokol en geç 3 ay içinde imzalanmalıdır. Aksi takdirde proje iptal edilecektir.

2.       Projelerde satınalma sürecinin başlayabilmesi için proje yürütücüsü tarafından e-BAP sisteminden “Yeni Satınalma Talebi” yapılarak “Malzeme İstek Belgesi”nin düzenlenmesi ve imzalı çıktısının BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. Malzeme/hizmet alım talepleri TL üzerinden olacak ve her harcama kalemi (tüketim, mal alımı, hizmet alımı vb.) için ayrı ayrı düzenlenecektir. Gerekiyorsa alınacak malzemeye ilişkin özelliklerin belirtildiği (herhangi bir marka belirtilmeden), yürütücü ve projede görevli yardımcı araştırmacılar tarafından imzalanmış “Teknik Şartname” eklenecektir.

3.       Proje harcamaları, proje BAP Komisyonu tarafından kabul edildikten ve protokol imzalandıktan sonra yapılabilecektir. Aksi takdirde yapılan hiçbir harcama (uçak bileti, katılım ücreti dâhil) proje bütçesinden karşılanmayacaktır. Proje bitiş tarihinden (tez projelerinde savunma tarihinden) sonra harcama yapılamaz. Tez projeleri için sağlanacak mali destekler, ilgili lisansüstü eğitim ve öğretim mevzuatında belirlenen normal öğrenim süreleri ile sınırlıdır. Mal ve hizmet alımlarında satınalma işlemlerinin tamamlanabilmesi için satınalma talebinin proje bitiş tarihinden en az 30 gün önce yapılması gerekmektedir.

 4.       Yapılan satınalma talepleri BAP Koordinasyon Birimi tarafından değerlendirilerek, uygunsa Harcama Yetkilisinden (Koordinatör) onay alındıktan sonra piyasa fiyat araştırması BAP Koordinasyon Birimi/Satınalma komisyonu tarafından yapılacak ve mal/hizmet alımı yine BAP Koordinasyon Birimi tarafından gerçekleştirilecektir.Yürütücüler tarafından teslim edilen proforma faturalar dışında, BAP Koordinasyon Birimi tarafından farklı firmalardan da piyasa fiyat araştırması yapılabilecektir.

5.       Yürütücü tarafından satınalma talebi yapılmadan ve birimimiz tarafından ilgili evraklar tamamlanmadan, harcama yapılması, fatura kestirilmesi, mal teslim alınması ve faturaların doğrudan BAP Koordinasyon Birimine gönderilmesi halinde bu giderlerin karşılanması mümkün olmayacaktır.

6.       Talep edilen tüm mal/hizmet vb. alımların projede bulunması gerekmektedir.  Projede bulunmayan mal ve hizmetproje için gerekli ve yeterli bütçesi varsa Komisyonda görüşülmek üzere e-BAP sisteminde ayrıntılı gerekçe belirtilerek “Ek Malzeme Talebi” ile talep edilebilir.

7.       Üniversitemizde yaptırılabilecek mal ve hizmet alımlarının (analiz vb.), zorunlu haller dışında başka kurumlardan satın alınması durumunda proje bütçesinden karşılanmayacaktır.

8.       Her türlü hizmet alımı (anket, numune hazırlama/işleme vb.) fatura karşılığında (firmalardan) gerçekleştirilecektir. Bunun dışında, projede sürekli ya da geçici olarak çalışanlara ödeme yapılmayacaktır.

9.       Yurt dışı harcırah bütçesi bilimsel (sözlü veya poster bildirisi) ya da sanatsal etkinlik (sergi, konser vb.) için kullanılır. Yurt dışı teknik gezi ya da inceleme çalışmaları desteklenmemektedir.

10.   Seyahatler için Komisyon tarafından belirlenen üst limit dâhilinde ödenek ayrılır. Proje başına harcırah, katılım ücretleri dâhilyurtiçi seyahat için2.000 TL ve yurtdışı seyahat için 4.000 TL’yi geçemez.(Yurt dışı seyahat limitine, bu seyahat için yurt içinde yapılan giderler de dâhildir.)Seyahat giderleri 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümlerine göre bu tutarları aşmayacak şekilde ödenebilecektir. Yurt içi harcamalarda konaklama ücreti de ödenir. Katılım ücreti ve harcırah giderlerinin ödenebilmesi için gidiş tarihinden önce tüm evrakların (dilekçe, kabul yazısı, Rektörlük Onayı) eksiksiz olarak BAPK Birimine teslim edilmesi gerekmektedir.

11.   Yurt dışı geçici görevlendirmelerde sadece yol gideri, katılım ücreti ve gündelik karşılanmakta, konaklama vb. giderler gündelik tutarına dâhil olduğundan karşılanmamaktadır. (Bu giderler, yurt dışında her proje için 1 defa ödenebilir.) Projede görevli ancak Üniversitemiz personeli olmayan araştırmacılara yolluk, katılım ücreti vb. ödenmemektedir. Tez projelerinde, projede bulunması halinde tez öğrencilerinin yolluk giderleri ödenebilmektedir. (İlgili enstitü yönetim kurulu tarafından yapılmış görevlendirme ve düzenlenecek yolluk bildirimi ile ödeme yapılabilecektir.) Seyahat tamamlandığında,"Yurt İçi/Yurt Dışı Geçici Görev Yolluk Bildirimi" beyan sahibi/fakülte mutemetlikleri tarafından (tez öğrencileri için BAP Koordinasyon Birimi tarafından) düzenlenecek ve dekanlıklar/yürütücüler tarafından onaylanacaktır. Görevlendirme yazısı ve onayı (harcırah ve katılım giderlerinin BAP bütçesinden karşılanmak üzere görevlendirildiği ile yurt içinde uçak ile seyahat edilecekse bu hususu belirtilen yönetim kurulu kararı, Rektörlük Onayı), elektronik bilet, fatura, biniş kartı, kongre katılım ücretini gösterir fatura/makbuzun aslı, kongre katılım/sertifika belgesinin aslı ya da fotokopisi, otobüs, tren bileti vb. (yabancı dilde ise tercümeleri ile birlikte) eklenerek BAP Koordinasyon Birimine teslim edilecektir.

12.   Seyahat harcamaları ile çok zorunlu hallerde mal ve hizmet alımları için avans verilebilecektir.e-BAP sisteminde ek talepler bölümünde bulunan “Avans/Kredi Talebi” doldurularak belirtilen yolluk vb. giderler için (2017yılı için proje bütçesini aşmayacak şekilde 13.000 TL’ye kadar) avans verilebilecektir. Arkeolojik kazı, alan araştırması vb. için bütçe kanununda iller için belirlenen avans limitinin on katıdır (…tarihli BAP Komisyonu Kararına göre 13.000 TL).Yolluk avanslarında görevlendirme yazısı ve onayı (katılım ücreti ve harcırah giderlerinin BAP bütçesinden karşılanmak üzere görevlendirildiği belirtilen yurtiçinde uçak ile seyahat edilecekse bu hususu belirten- yönetim kurulu kararı ve Rektörlük Onayı)eklenmelidir. Ayrıca aşağıdaki hususlara dikkat edilecektir.

a) Seyahat harcamaları dışında mal veya hizmet alımı için avans verilmiş ise, yürütücüler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak, en az 3 teklif/proforma alınacak ve avans kapatılırken birimimize teslim edilecektir.

b) Avanstan önce yapılan harcamalara ilişkin belgeler kabul edilmediğinden, yürütücülerin harcamalarını, avans tutarı hesaplarına yatırıldıktan sonra yapmaları gerekmektedir.

c) Alınan avansların iki ay içinde, arkeolojik kazı, alan araştırması vb. için alınan avansların ise 6 ay içinde kapatılması gerekmektedir. Belgelerin hazırlanabilmesi ve muhasebeleştirme işlemlerinin yapılabilmesi için, kanıtlayıcı belgeler sürenin dolmasından en az 5iş günü önce, BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir. Ayrıca alınan avans ve yapılan harcama tutarları bir liste halinde belirtilmeli ve kanıtlayıcı belgeler eklenmelidir.

13.   Kırtasiye harcamaları 500 TL’yi geçemez.Bu tutara kütüphane ve arşivlerden belge alımıdâhil değildir.Alınacak her malzeme,proje başvurusunda maliyetiyle birlikte tek tek yazılmalıdır.(Proje başvurularında belirtilmeyen ve tek kalemde kırtasiye ve fotokopi, … takım kırtasiye, kırtasiye malzemesi vb. şeklinde yazılan talepler projede bu şekilde kabul edilse dahi karşılanmayacaktır.)Proje kapsamında yapılacak kağıt vb. kırtasiye alımları projenin amaç ve ihtiyaçları ile orantılı olmalıdır.

 14.   Kitap alımları 1.500 TL’yi geçmeyecektir.

 15.   Proje bütçesini aşan harcamalardan yürütücü sorumludur.

 16.   Proje konusu ile ilişkili olmayan cihaz vb. malzemeler alınmayacaktır. Proje bütçesindenmasaüstü, dizüstü, tablet bilgisayar, yazıcı, harici harddiskvb.'nin yanı sıra bunlara ait sarf malzemeleri alınmayacaktır.(Bunlar vb. malzemeler proje için gerekli ise komisyonca karar verilir.)

 17.   Proje kapsamında alınan demirbaşlar (cihaz, kitap vb.) proje sonuçlandığında, yürütücünün görevli olduğu ilgili fakülte/yüksekokul yönetimlerine iade edilmeli ve taşınır işlem fişi/zimmet fişi, proje sonuç raporu ekinde BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir.

 18.   Üniversitemizden ayrılan öğretim elemanlarının hiçbir proje türündeproje yürütücüsü olarak görev yapması mümkün değildir (AKÜ BAP Yönergesi Madde 4).Üniversitemizden ayrılan öğretim elemanları BAP projeleri kapsamında aldıkları tüm demirbaşları (kitaplar dâhil) görevli oldukları akademik birime teslim etmek zorundadır.

 19.   Sonuç raporu, proje süresinin tamamlanmasından itibaren 3 ay içerisinde teslim edilmelidir. Sonuç raporu, bu süre içinde teslim edilmediği veya Bilimsel Araştırma Projeleri Yönergesinin 15. maddesi gereği iptal edilmesi halinde proje kapsamında yapılan harcamalar geri alınabilecektir.Yürütücüsü bulunduğu projenin sonuç raporunu zamanındateslim etmeyen veya projesi iptal edilen öğretim elemanı, aynı yıl içinde hiçbir proje tipine, izleyen yılda ise genel amaçlı ve altyapı projesine başvuruda bulunamaz (BAP Yönerge Madde 16).

 20.   Etik Kurul onayı gerektiren projeler için Proje Öneri Formuna,“Etik Kurul Raporu” (ya da müracaat edildiğine ilişkin dilekçe) eklenmelidir. Etik kurul kararı vegerekli diğer belgeler tamamlanmadan proje başlatılmayacaktır.

21.   Bütçe kalemleri arasında aktarma işlemine çok zorunlu hallerde, ayrıntılı düzenlenmiş gerekçeye göre Komisyon tarafından karar verilebilecektir.03(tüketim/hizmet)tertiplerinden 06(sermaye giderleri) tertiplerine, 06tertibinden 03tertibine ve diğer tertiplerden03.3 Yolluklar tertibine hiçbir şekildeaktarma yapılamaz. Ayrıca, proje bütçesinden herhangi bir harcama yapılmadan kalemler arasında hiçbir aktarma işlemi yapılamaz.

 22.   Üst sınır getirilmiş olan harcama kalemlerinde ödenek hiçbir şekildearttırılamaz.

 23.   Bilimsel araştırma projeleri ek süreler dâhil en çok otuz altı ay içerisinde tamamlanır. Tez projeleri için verilen süreler, yetkili birimler tarafından tezler için verilen yasal ek süreleri de kapsayacak şekilde uzatılabilir. Ancak tez projeleri için sağlanacak mali destekler, ilgili lisansüstü eğitim ve öğretim mevzuatında belirlenen öğrenim süreleri ile sınırlıdır.İlgili lisansüstü öğrencisinin bağlı olduğu enstitüden ilişiği kesilinceye kadar (öğrenci belgesi ibraz edilerek) ek süre verilebilir ve proje bütçesini kullanabilir.

 24.   Kariyer destek projesinin bütçesi sadece proje yürütücüsünün akademik teşvik puanı esas alınarak belirlenir. Bütçe belirlemeye esas akademik teşvik puanı katsayısı BAP Komisyonu tarafından tespit edilir.Öğretim elemanlarının teşvik puanları aynı projede olsalar bile birleştirilemez. Bu puanlar yılda 1 defa ve ancak 1 proje başvurusunda kullanılabilir. Devam eden projelerin bütçesine eklenemez. Bu proje türü için üst limit 10.000 TL’dir.

 25.   Bir projeden ayrılan personel yerine başka bir personelin projeye eklenmesi ilgililerin imzalı talepleri ile yapılabilir. Tez projelerinde danışman/2. danışman ve öğrenci dışındaki öğretim üyesi/elemanları proje ekibinde yer alabilir.

 26.   Üzerinde devam eden genel amaçlı bir projesi olan yürütücüler yeni bir genel amaçlıproje başvurusu yapamazlar.Bir öğretim üyesi/elemanı yardımcı araştırmacı olarak en fazla 7 projede görev alabilir.

 27.   Tez projelerinin genel amaçlı projeye çevrilmesi, proje türü değiştirme talebi ekinde öğrenciden alınmış feragat dilekçesi veya enstitü ile ilişiğinin kesildiğine dair enstitü yazısı ile yapılabilir.

NOT:Yukarıda belirtilen hususlardatereddüt oluşması halinde ilgili mevzuat hükümleri ile BAP Komisyonukararları geçerlidir.